Canales de denuncias en las empresas
Las empresas que quieran evitar las responsabilidades penales que reserva para las personas jurídicas el actual Código Penal, incluidas las Pymes, deben establecer canales de denuncias a fin de que aquellos que se encuentren bajo su control puedan comunicar situaciones que puedan suponer ilícitos penales.
Se trata de una nueva obligación, también aplicable a estas empresas, que tienen que adaptarse a planteamientos ya imperantes en otros países de nuestro entorno, y que a pesar de su diferente cultura empresarial tienen interés, ya que han demostrado eficacia en la lucha contra la delincuencia económica y empresarial.
Estos canales, junto a las demás medidas que exige el Código Penal, constituyen una parte esencial de los protocolos de cumplimiento normativo -Compliance- al imponerse en dicho Código la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención.
Así se ha pronunciado la Fiscalía General del Estado en su Circular 1/2016, sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas al entender que "La existencia de unos canales de denuncia de incumplimientos internos o de actividades ilícitas de la empresa es uno de los elementos clave de los modelos de prevención".
Requisitos de los canales de denuncias
Deben cumplir una serie de requisitos:
- La entidad debe contar con una regulación protectora específica del denunciante (whistleblower), que permita informar sobre los incumplimientos.
- Facilitar la confidencialidad mediante sistemas que la garanticen en las comunicaciones (llamadas telefónicas, correos electrónicos...)
- Garantizar al denunciante que no existe riesgo a sufrir represalia.
Por nuestra parte debemos introducir una importante matización sobre la cuestión de quién puede utilizar estos canales, que en nuestra opinión deben encontrarse accesibles no solamente a los empleados de la persona jurídica sino a cualquier tercero (clientes, proveedores, etc.) que por encontrarse incluidos en áreas de especial control por parte de la empresa puedan tener alguna relación directa o indirecta con una eventual actividad delictiva.
Canal de denuncias, ¿confidencial pero no anónimo?
Otra cuestión importante es la de si el canal de denuncias que se implante debe ser confidencial pero no anónimo.
Esto se ha puesto de manifiesto por la Agencia Española de Protección de Datos en su Informe 128/2007 indicando que "debería partirse del establecimiento de procedimientos que garanticen el tratamiento confidencial de las denuncias presentadas a través de los sistemas de “whistleblowing”, de forma que se evite la existencia de denuncias anónimas, garantizándose así la exactitud e integridad de la información contenida en dichos sistemas".
Por otra parte "la garantía de la confidencialidad debería manifestarse a través del hecho de que la persona denunciada no pudiera acceder a los datos identificativos de la persona denunciante."
Por nuestra parte entendemos que la prohibición del anonimato carece de justificación legal y que la Agencia Española de Protección de Datos se excede en su rigor.
De una parte, ese requisito no tiene respaldo normativo alguno, tratándose únicamente de un criterio emanado de la Autoridad de Control Nacional, cuyo valor siendo elevado no es absoluto.
Por otro lado el Grupo de Trabajo del artículo 29 con competencias para aclarar aspectos del tratamiento de datos a nivel europeo en su informe 117 del año 2006 los admite indicando que:
"El tratamiento de informes anónimos deberá ser objeto de especial cuidado. Dicho cuidado requeriría, por ejemplo, el examen del primer destinatario del informe en cuanto a su admisión y a la adecuación de su distribución dentro del marco del programa. También podría ser recomendable considerar si los informes anónimos deberían investigarse y tratarse con mayor rapidez que las quejas confidenciales por el riesgo de su mala utilización. No obstante, dicho especial cuidado no quiere decir que los informes anónimos no deban investigarse sin la debida consideración de todos los hechos del caso, del mismo modo que si el informe si hubiera realizado abiertamente."
Si que resulta esencial en nuestra opinión que para que estos procedimientos sean válidos, los eventuales denunciados tengan conocimiento de que existe un Canal de denuncias en el ámbito de la persona jurídica y que pueden, tanto ser objeto de denuncias, como utilizarlo ellos mismos para revelar posibles incumplimientos. Además deberán cumplirse otros requisitos como el de comunicar al denunciado la denuncia en un plazo y cancelar los datos cuando el procedimiento haya finalizado.
Externalización de los canales
Se trata de una obligación de las empresas que puede ser externalizada ya que nada obsta a ello, existiendo en el mercado soluciones de todo tipo, algunas claramente accesibles como la aragonesa denominada "Canal de Denuncias" del barbastrense Pedro Canut y su empresa ColorIuris cuya herramienta facilita la implementación de este canal, encontrándose disponible en la dirección www.coloriuris.net/canal-denuncias/info/
Para finalizar debemos recordar además que la existencia de este Canal de Denuncias carecería de sentido si se tratase de una actuación aislada y que no exista un programa de cumplimiento normativo integral y en especial un procedimiento disciplinario que permita a la empresa sancionar aquellas infracciones que la puedan poner en riesgo ya que no debe olvidarse que la responsabilidad penal de las personas jurídicas contempla la imposición de auténticas penas, bien económicas o incluso con el cese de la actividad, que repercutirán directamente en los resultados de la compañía.
